Redação de Documentos Oficiais
1 INTRODUÇÃO
PARTE 1 - DOCUMENTOS OFICIAIS - 1 ATA
2 ATA SIMPLIFICADA OU FICHA DE REGISTRO DE REUNIÕES
3 ATESTADO
4 CARTA DE APRESENTAÇÃO
5 CERTIFICADO
6 DECLARAÇÃO
7 COMUNICADO / AVISO
8 CONVITE
9 CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA - E-MAIL
10 EDITAL
11 OFÍCIO E OFÍCIO CIRCULAR
12 ORDEM DE SERVIÇO
13 PARECER
14 PORTARIA
15 REQUERIMENTO
16 RESOLUÇÃO
17 RELATÓRIO
PARTE II – OUTROS ASPECTOS SOBRE A REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS - 1 ASPECTOS LINGUÍSTICOS
2 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
3 PÁGINA TIMBRADA
REFERÊNCIAS
DOCUMENTO NA ÍNTEGRA

1 INTRODUÇÃO

     Apresentamos à comunidade acadêmica das Faculdades Integradas de Taquara - Faccat - as normas da Instituição para Redação de Documentos Oficiais, que têm como objetivo regulamentar e padronizar as mais diversas formas de correspondência escrita que os diferentes setores da IES utilizam nas suas práticas cotidianas.

     Tais práticas e suas necessidades prementes, que abarcam não só registros e comunicações internas, mas também a redação de outros gêneros textuais que são voltados ao público externo da Faccat, deram origem a este conjunto de instruções.

     Este Manual, além de visar ao atendimento das necessidades de padronização desses documentos, foi concebido à luz de discussões entre representantes da Secretaria, da Assessoria de Legislação e Normas, da Vice-Direção de Graduação, do Curso de Letras e do Portal Faccat.

      Dessa forma, a fim de atender a essa necessidade de padronização, este Manual divide-se em duas partes. Na primeira, apresenta-se uma descrição pormenorizada dos diferentes gêneros textuais utilizados pelos setores da Faccat, juntamente com suas normas de redação e de expedição documental. Entre esses gêneros, destacam-se a ata, a ficha de registro de reunião, o atestado, a carta de apresentação, o certificado, a declaração, o comunicado/aviso, o convite, a correspondência eletrônica – e-mail, o edital, o ofício, a ordem de serviço, o parecer, a portaria, o requerimento, a resolução, relatório e página timbrada. Na segunda parte, apresentam-se outras considerações sobre a redação de documentos oficiais, especialmente os aspectos linguísticos e gramaticais que os envolvem, assim como a classificação dos eventos e a indicação do uso de documento com página timbrada..

     Para fins de esquematização desses conteúdos, apresenta-se o Quadro-síntese a seguir, que delimita as finalidades e os órgãos/setores que podem expedir tais documentos.
 

Clique aqui para acessar o Quadro-síntese.

 

PARTE I – DOCUMENTOS OFICIAIS

1 ATA


Trata-se do registro sucinto, mas exato e metódico, das ocorrências, resoluções e decisões de assembleias, sessões ou reuniões de comissões, conselhos, congregações, associações e outras entidades.

1.1 Características

- Deve ser lavrada de maneira que coíba a introdução de alterações posteriores. Por esse motivo, não se deixam espaços em branco.
- Organiza-se em um único parágrafo.
- Não se admitem rasuras.
- Escreve-se tudo por extenso, incluindo números, datas e nomes.
- Em geral, as atas têm livro próprio e autenticado, sendo neste caso manuscrita. No entanto, com vistas à dinamização do processo, cada vez se adotam mais formas que permitem a digitação e a guarda em arquivo próprio. Recomenda-se, por isso, que as administrações encontrem maneiras legais para esse procedimento.

1.2 Quem assina?

Com base na legislação, os Regimentos Internos das entidades é que determinam quem deve assinar as atas. Dependendo de cada caso, pode ser apenas o Presidente da sessão, o Presidente e o Secretário, ou todos os presentes.

1.3 Correções e ressalvas em atas

No decorrer da elaboração:

- No caso da ata manuscrita que está sendo transcrita para o livro próprio, como não se admitem rasuras, ao se constatar erro em uma palavra ou expressão imediatamente após a sua ocorrência, usa-se a palavra digo. Exemplo: Os conselheiros dividiram, digo, decidiram...
- Quando se adota a digitação, basta substituir a palavra ou expressão utilizada equivocadamente, pois não ficarão rasuras.

Após a conclusão da redação:

- Constatando-se erro após a conclusão, ou quando já se tiver avançado em sua redação, usa-se a expressão em tempo no final da ata: Em tempo: Na linha 14, onde se lê “patrão”, leia-se “padrão”; na linha 21, onde se lê “tempo decorrido”, leia-se “tempo de filiação decorrido”.
No caso de atas digitadas, corrige-se no próprio local em que ocorreu o equívoco, não havendo necessidade de ressalvas.

Quando da leitura para aprovação:

- No caso de alguma alteração quando da leitura da ata para aprovação, utiliza-se igualmente a expressão em tempo, também no final da ata: Em tempo: Na linha 25, onde se lê “o tempo de contribuição necessário é de dois anos”, leia-se “o tempo de contribuição mínima necessário é de três anos”.
- Mesmo no caso de atas digitadas, esse procedimento se faz necessário, para que fique registrada a informação do pedido de alteração por quem solicitou a aprovação da alteração.

Partes

- Título, acrescido do número e do tipo de reunião, ordinária ou extraordinária.
- Dia, mês, ano, hora e local, escrevendo-se tudo por extenso.
- Nominata das pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, delegados, convidados, etc.).
- Nomes do presidente e do secretário da sessão.
- Ordem do dia, discorrendo sobre as discussões, votações e deliberações.
- Fecho.
- Nomes, funções e assinaturas.
- Quando acompanhada de uma lista de presença, somente o presidente e o secretário da sessão assinam.

Clique aqui para acessar o documento "Ata".

2 ATA SIMPLIFICADA OU FICHA DE REGISTRO DE REUNIÕES
 

Atualmente, há uma tendência de modernizar as atas de forma que fiquem mais fáceis de serem compreendidas. Nesse caso, podem ser redigidas em forma de fichas.
Pode conter os seguintes elementos:

Data:

Hora:

Local:

Pauta:

Presentes:

Considerações:

Deliberações:

Data de fechamento:

Assinatura dos presentes:

Clique aqui para acessar o documento Ata Simplificada ou Ficha de Registro de Reuniões.

3 ATESTADO
 

Segundo Gold (2010) e Ledur (2007), o gênero Atestado compreende a afirmação por escrito, por uma autoridade, sobre fatos transitórios a favor de pessoas de que o signatário tenha conhecimento, mesmo que não haja registro formal.

 
3.1 Características

- Deve especificar o máximo de dados de identificação, como nome completo, matrícula, número do documento de identidade, entre outros, dependendo de cada caso.
- Sua elaboração deve ser simples, formal e clara.
- Devem ser evitados elogios e até mesmo expressões amalgamadas como “nada consta em seu desabono”, “é pessoa de meu conhecimento”, “cumpre com folga suas obrigações”, entre outras, por se constituírem como clichês, vazias de significação.

3.2 Partes

Local e data, título, texto (se tiver fim específico, deve ser mencionado), nome, cargo ou função e assinatura.
- Deve-se evitar a expressão “Atestamos, para os devidos fins, que...”, uma vez que, além de se constituir um clichê, é óbvio que qualquer documento expedido é assim realizado para as suas funções devidas.

Taquara, 10 de março de 2014.


ATESTADO


       Atestamos que JOÃO BATISTA DA SILVA, matrícula nº........., participou da Aula Inaugural do Curso de Letras, no dia 15 de março, das 8h às 12h, nas Faculdades Integradas de Taquara, totalizando 4 (quatro) horas/aula.


Profª. Liane Filomena Müller
Coordenadora do Curso de Letras

Clique aqui para acessar o documento "Atestado".

4 CARTA DE APRESENTAÇÃO

Apresentar o acadêmico em ações curriculares e extracurriculares fora da Instituição.

1) Deve conter o nome do acadêmico, o curso, a semestralidade e a instituição que estuda.
2) Linguagem breve, formal e simples.
3) Especificar na carta que qualquer informação será coletada somente para fins avaliativos e para contribuição no processo de aprendizagem do acadêmico.
4) A carta de apresentação não pode passar de uma página e deve ser redigida em folha A4.
5) Em caso de estágios, colocar a lei que ampara o estágio obrigatório curricular.
6) Deve conter o local e a data, no final da página, lado direito da folha.
7) Precisa conter a assinatura do professor titular da disciplina.
8) É importante disponibilizar o contato da instituição para quaisquer esclarecimentos.

Clique aqui para acessar o documento "Carta de Apresentação".

5 CERTIFICADO


É o documento escrito que declara e certifica a participação em cursos, seminários e outros eventos.

5.1 Características

- Para que tenha validade formal, o documento deve informar o nome completo do evento, o tempo de duração em horas, o local, o período de realização;
- No verso do certificado, devem constar, sob forma de lista, os conteúdos abordados no evento, o âmbito e as respectivas cargas horárias.

5.2 Quem assina?

- O coordenador do evento e a autoridade maior da entidade que o organizou. Exemplo:

CERTIFICADO


Certificamos que


MARIA DOS SANTOS


participou das Oficinas do Projeto LER, promovidas pelo Curso de Letras, no período de
12 a 23 de março de 2014, totalizando 24horas.


Taquara, 24 de março de 2014.

 

                Profª. Liane Filomena Müller                   Prof. Delmar Henrique Backes
                   Coordenadora do Evento                                  Diretor-Geral   

 

CERTIFICADO


Certificamos que


MARIA DOS SANTOS

ministrou as Oficinas do Projeto LER, que tiveram duração de 24 horas, promovidas,
de 9 de maio a 24 de outubro de 2014, pelo Curso de Letras.

Taquara, 25 de outubro de 2014.

 

                       Profª. Maria da Silva                      Prof. Delmar Henrique Backes
                    Coordenadora do Evento                             Diretor-Geral             

Clique aqui para acessar o documento "Certificado".

6 DECLARAÇÃO


Afirmação sobre a existência ou não de um direito ou de um fato em relação a alguém, não importando se é favorável ou não.

6.1 Características

- Deve especificar o máximo de dados de identificação, como nome completo, matrícula, nº de documento de identidade, entre outros, dependendo de cada caso.
- Sua elaboração deve ser simples, formal e clara.

6.2 Partes

Local e data, título, texto (se tiver fim específico, deve ser mencionado), nome, cargo ou função e assinatura.
 

Clique aqui para acessar o documento "Declaração".

7 COMUNICADO / AVISO


O aviso, ou comunicação interna, é um comunicado formal que serve para ordenar, cientificar, noticiar, convidar. Suas características básicas são um texto breve e uma linguagem clara.


Clique aqui para acessar o documento "Comunicado / Aviso".

8 CONVITE

Convidar palestrantes e autoridades para a participação em eventos. Se o grau de formalidade exigir, deve ser redigido em forma de Ofício, caso contrário pode-se utilizar convite padronizado impresso, por meio eletrônico, veículos de comunicação, entre outros. Não inserir a palavra CONVITE. É obrigatória a inserção do logo da Faccat.

Conforme Ledur (2015, p. 141), os elementos básicos do convite são:

            - Autoridade e órgão que convida: prefeito, secretário, diretor de escola...

            - Nome completo do convidando, mencionando, se for o caso, esposa ou esposo.

            - Informação do nome e do tipo de evento.

            - Dia e hora.

            - Local, com informação de endereço completo.

            - Tipo de traje: quando há essa exigência.

            - Solicitação de confirmação de presença: Favor confirmar presença.

            - Informação de que é pessoal e intransferível, se for o caso.

            - Informação sobre a presença de altas autoridades, de devidamente confirmada.

            - Caso se queira evitar a presença de pessoas não convidadas, pode-se inserir: “Pede-se a apresentação da sobrecarta” (ou “deste convite”).       

Clique aqui para acessar o documento "Convite".

9 CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA - E-MAIL
 

O e-mail tem substituído o Memorando, o Aviso e algumas outras formas comuns de comunicação oficial. Quem o redige dentro de um ambiente de trabalho deve ter alguns cuidados:

- a linguagem (não há diferença entre a linguagem de computador e a linguagem impressa no papel) deve ser clara, concisa;
- as formas abreviadas e informais que caracterizam as comunicações pessoais não são admitidas nas comunicações oficiais;
- o que muda na mensagem eletrônica é a disposição do texto, por isso não há rigor em relação às margens;
- sempre que disponível, deve-se usar o recurso da confirmação da leitura ou retornar o e-mail confirmando o seu recebimento.
- deve conter sempre o nome completo e o setor a que o funcionário pertence, além de outras informações.
- evitar parágrafos longos, escrever cada conjunto de ideias em parágrafos distintos;
- não enviar, do seu e-mail profissional, e-mails que contenham fotos íntimas, vídeos preconceituosos, textos ou vídeos eróticos...
- seja cuidadoso. Seu texto representa a Instituição a que você pertence, revela seu conhecimento linguístico, sua postura ética.
- evite usar só letras maiúsculas. No universo eletrônico, as letras maiúsculas são sinônimos de gritos, além de dificultar a leitura. Também podem irritar o receptor pela informalidade exagerada ou causar a impressão de que quem escreveu é ignorante.

Sugestão no rodapé do e-mail1 :

Liane Filomena Müller
Coordenadora do Curso de Letras - Faccat
www.faccat.br
Fone:(51) 3541-6600 - R.663
Site do Curso de letras: http://letras.faccat.br

Para:
Cc
Assunto2:
Vocativo: Sr. Diretor, Prezado Coordenador,...

Texto: simples e claro

Envio, anexo, o Relatório Anual do Curso de Letras.

Atenciosamente,

Assinatura e cargo (mesmo que seja enviado por um Setor, deve ter o nome do responsável pelo envio do texto)

1 É deselegante, no meio profissional, registrar e-mails como ruivinha@gmail.com
2 Resumido, porém claro. Observação: não se envia e-mail sem assunto.


Observações sobre a redação do e-mail:


Exemplos de coloquialismo excessivo

Profª. Dalva,
Falei com a turma, mas não rolou nenhuma decisão legal. Eu tô esperando uma resposta.


Profª. Marlene,
Não vou amanhã na aula... depois aviso o que houve...precisamos conversar.
Obrigada


Exemplos de textos ultrapassados:

Senhores,


Apraz-nos vir por meio desta cumprimentar pelo sexagésimo aniversário desta conceituada empresa e parabenizar pelos maravilhosos produtos fabricados.


Texto correto e mais elegante:

Prezados senhores,
 

Apresentamos nossas felicitações pelo transcurso de sexagésimo aniversário de sua empresa, desejando pleno sucesso.


Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei (BRASIL, 2002).
 

Clique aqui para acessar o documento "Correspondência Eletrônica: e-mail".

10 EDITAL


É o ato oficial de autoridade utilizado para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos como monitorias, abertura de concursos, determinações.

É um instrumento de notificação pública que se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou resumidamente) num órgão de imprensa oficial ou particular.

Partes:

- Título, seguido do tipo (de monitoria, de bolsa de inciação, ...), do número e da data de expedição.
- Ementa (opcional).
- Texto: detalhamento do assunto.
- Assinatura, nome e cargo.
 

Clique aqui para acessar o documento "Edital".

Clique aqui para acessar o documento "Edital - Projetos".

Clique aqui para acessar o documento "Edital - Monitoria".

 

11 OFÍCIO E OFÍCIO CIRCULAR


O ofício é um instrumento de comunicação escrita que se caracteriza como um tipo de carta expedida por autoridade pública ou privada sobre assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial. Dá-se como forma de comunicação com entes externos à organização emitente.

O ofício-circular é aquele de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle – endereçado a vários destinatários, ainda que esses sejam apenas dois.


11.1 Partes do documento no Padrão Ofício

O ofício deve conter as seguintes partes:


a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:

Exemplo: Of. 12/2013 – DG

Of.  12/20013  DG
Ofício  nº e ano  Sigla do órgão


b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

Exemplo:


Taquara, 15 de março de 2014.

c) assunto: resumo do teor do documento


Exemplos:

Assunto: Aquisição de novos computadores em 2014.


d) destinatário: indicam-se o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve constar também o endereço.


e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o texto segue a estrutura abaixo indicada:

– introdução, ou parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto do Ofício. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta como “Informamos que”, “Solicitamos a V. Sª”;
– desenvolvimento, no qual se desenvolve o assunto que motivo o Ofício; se o texto tiver subtemas, eles devem ser tratados em parágrafos distintos, o que confere maior clareza e organização à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

Quando se tratar apenas de encaminhamento de documentos, a estrutura é a seguinte:

– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando, em seguida, os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.

Ou

Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”


f) fechos para comunicações

   O fecho das comunicações possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram simplificados e uniformizados no Manual de Redação da Presidência da República que sugerem dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

    Respeitosamente,
 

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

    Atenciosamente,

- Evitar chavões em textos como:
 

- Reiteramos protestos de elevada estima e consideração

- Sendo o que tínhamos para o momento, reiteramos protestos de elevada estima e consideração.

 

g) assinatura do autor da comunicação; e


h) identificação do signatário

As demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:



(espaço para assinatura sem linha acima do nome)
Prof. Delmar Henrique Backes
Diretor-Geral

Para se evitarem equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Quando houver dois signatários, o nome daquele que ocupa o cargo hierarquicamente mais alto ocupará o espaço da direita da folha.


11.2 Forma de diagramação

Os documentos do Padrão Ofício2 devem obedecer à seguinte forma de diagramação:

a) a fonte deve ser do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral e 10 nas citações e nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, utilizam-se as fontes Symbol e Wingdings;
c) a partir da segunda página, é obrigatória a numeração;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter um recuo de 1,5 cm;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá 3 cm de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 2 cm;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
k) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
l) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;
m) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou para aproveitamento de trechos para casos análogos;
n) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Ex.: Of. 3 - Relatório anual - 2013

o) as situações não previstas neste documento devem seguir as normas da ABNT.
 

Clique aqui para acessar o documento "Ofício".

12 ORDEM DE SERVIÇO


Caracteriza-se como um documento de uso e circulação interna por meio do qual se comunicam determinações de caráter administrativo e/ou técnico aos responsáveis por obras ou serviços.


12.1 Finalidades

- Determinar a realização de algum serviço ou obra, podendo incluir, além de sua regulamentação, os procedimentos técnicos e administrativos envolvidos.
- Orientar sobre o adequado desempenho das funções dos servidores.
- Especificar as atividades de competência dos diversos setores ou de determinado setor em particular.
- Orientar sobre ações e medidas a serem adotadas diante de situações especiais.

12.2 Partes

- Título e número.
- Texto.
- Local e data.
- Assinatura, nome da autoridade e cargo.

ORDEM DE SERVIÇO Nº 02/14

      
      O Diretor-Geral das Faculdades Integradas de Taquara determina que, no período de março a junho de 2014, os aparelhos de ar condicionado das salas de aula serão ligados às 19h e desligados às 22h30min, pelo funcionário responsável Sr. Manoel da Silva.


Taquara, 20 de março de 2014.


                                                                                                       Delmar Henrique Backes,
                                                                                                                 Diretor Geral
 

Clique aqui para acessar o documento "Ordem de Serviço".

13 PARECER


Trata-se de documento expedido por órgãos técnicos, versando sobre assuntos que lhes foram anteriormente submetidos para apreciação.

Partes:

- Processo: informação do tipo e número do processo a que se refere o parecer: Processo n.º 188/06.
- Título e número: Parecer n.º 10/06.
- Ementa: resumo do assunto.
- Texto: constituído da introdução, em que menciona o ato que levou à solicitação do parecer e um histórico resumido dos fatos concernentes ao assunto; de esclarecimentos, em que se examinam esses fatos; e conclusão, em que, com base no exame realizado, se arremata o assunto com o parecer propriamente dito, de forma clara, objetiva e concisa. Em geral, utilizam-se formas como:

        - À consideração de Vossa Excelência (Vossa Senhoria).

        - É meu parecer, S.M.J. (salvo melhor juízo).

        - Sob censura ou Sub censura (quando o parecerista quer expressar que se trata de matéria sujeita à aprovação ou crítica de outro órgão ou área técnica).

        - No exame da matéria, o parecerista, dependendo de cada caso, argumentará com base em normas técnicas, na legislação em vigor, na jurisprudência exaurida dos tribunais, na opinião de juristas de renome, nas causas que motivaram o fato e nas consequências que a decisão poderá acarretar, entre outras fontes de argumentação.

- Local e data.
- Assinatura, nome e cargo ou função do parecerista.

Clique aqui para acessar o documento "Parecer" (Aluno).

Clique aqui para acessar o documento "Parecer" (Direção).

14 PORTARIA


Portarias são atos administrativos internos pelos quais autoridades expedem determinações gerais ou especiais a seus subordinados. Com o objetivo de proceder à execução de leis e serviços, designam servidores para funções e cargos secundários. Esse tipo de documento presta-se ainda à aplicação de medidas de ordem disciplinar e à abertura de sindicâncias e de processos administrativos. Apesar de ser um documento que determina um ato interno, os efeitos da portaria podem atingir o público externo, como é o caso das que fixam taxas de serviço, entre outras.

Partes:

- Título, número e data, em letras maiúsculas, grafadas em negrito.
- Ementa (opcional).
- Nome, em letras maiúsculas, da autoridade que a expede.
- Aspectos legais: citação da legislação que embasa o ato.
- Considerandos (opcional): justificativa da decisão.
- Palavra resolve, que costuma ser colocada em linha separada, inteiramente em letras maiúsculas, precedendo o texto; dependendo da forma adotada na elaboração, pode-se colocá-la no final da parte que a precede ou no início do texto propriamente dito.
- Texto: apresenta o teor da medida adotada, que, dependendo de sua complexidade, pode constar de artigos, parágrafos, incisos e alíneas.
- Assinatura e nome da autoridade que a expede; como já está expresso no início, não se recomenda repetir a indicação do cargo abaixo do nome, a não ser que seja assinado por um substituto ou interino.

Clique aqui para acessar o documento "Portaria".

15 REQUERIMENTO


Constitui-se como o instrumento adequado para solicitar a uma autoridade pública algo que o interessado entenda ser justo e/ou legal.


15.1 Características

- O requerimento é utilizado apenas por pessoas, e não por órgãos ou setores, sendo dirigido sempre a autoridade pública.
- Diretores de escolas, mesmo particulares, e outras entidades, como sindicatos, federações, cartórios, entre outras que prestam serviços públicos, também recebem requerimentos.
- Quando entidades particulares requerem algo que lhes parece justo e/ou legal, utilizam carta, enquanto órgãos públicos o fazem por ofício.
- No requerimento, é usada a terceira pessoa gramatical: Fulano de Tal, acadêmico do curso, requer. É inconveniente utilizar, por questões de modéstia, a primeira pessoa gramatical: Eu, Fulano de Tal..., requeiro...
- No caso de requerimento coletivo, pode ser assinado por todos os interessados, caracterizando como um abaixo-assinado, ou por um representante do grupo.

15.2 Partes

- Vocativo: usa-se apenas a forma de tratamento e o cargo ou função da autoridade, sem incluir seu nome, seguido de dois-pontos:

Senhor Diretor das Faculdades Integradas de Taquara:

- Preâmbulo: nome do requerente (em maiúsculas) e qualificação (dependendo da finalidade e do caso: nacionalidade, estado civil, idade, filiação, naturalidade, domicílio, etc.; se servidor do órgão, basta mencionar a função ou cargo, lotação, setor e número de matrícula).
- Texto: exposição do pedido de forma clara, simples e precisa, podendo-se invocar legislação e outros atos normativos, bem como declarar a finalidade.
- Fecho (tende a desaparecer):

Nestes termos,
Pede (ou espera, ou aguarda) deferimento.
Ou:
Termos em que pede (ou espera, ou aguarda)
Deferimento.
Ou:
N.T.
P.D.
- Local e data.
- Nome e assinatura.

Senhor Diretor das Faculdades Integradas de Taquara,

      MARIA DOS SANTOS, matrícula 00000001, aluna regularmente matriculada no Curso de Letras, requer o trancamento de sua matrícula, em virtude de mudança de .........


N.T.
P.D.


Taquara, 20 de março de 2014.


Dieila dos Santos

15.3 Recomendações

- Não há necessidade de usar a expressão abaixo assinado.
- Evitar, entre outros, chavões e redundâncias como:

  • • Pede e aguarda deferimento.
  • • Vem mui (muito) respeitosamente.
  • • Vem à presença de.
  • • Para que se digne a.

OBS.: o requerimento de pessoas da comunidade não deve ser redigido com o cabeçcalho da Instituição.


Clique aqui para acessar o documento "Requerimento".

16 RESOLUÇÃO

Atos administrativos normativos que partem de autoridade superiores, mas não do chefe do executivo, através das quais disciplinam matéria de sua competência específica.

Ato de autoridade competente que visa a instruir normas a serem observadas no âmbito da respectiva área de atuação.

Segundo Ledur (2015, p.179), faz parte da resolução:

- Título: RESOLUÇÃO, seguido d sigla do órgão, da numeração e da data.
- Ementa.
- Preâmbulo: denominação da autoridade, fundamento legal do ato, seguido da palavra RESOLVE.
- Texto, que pode ser dividido em artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens.
- Local e data.
- Assinatura, nome e cargo signatário.

Clique aqui para acessar o documento "Resolução".

17 RELATÓRIO  

Relatórios são documentos descritivos de resultados obtidos em pesquisa, eventos, atividades, experiências ou serviços. Elaborados com finalidade de serem apresentados para apreciação de professores, diretores, coordenadores devem ser sistemáticos e dirigidos ao especialista da área com conclusões e recomendações do assunto.

Sua estrutura depende do tipo de relatório a ser apresentado. Alguns itens como capa, identificação, objetivo, introdução, desenvolvimento, conclusão ou fechamento constituem elementos importantes em um relatório.


Clique aqui para acessar o documento "Relatório de Atividades".

PARTE II - OUTROS ASPECTOS SOBRE A REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS


1 ASPECTOS LINGUÍSTICOS

 Os aspectos linguísticos são essenciais para a eficiente redação de Documentos Oficiais.Apresentaremos, a seguir, alguns aspectos relevantes.

1.1 Pronomes de Tratamento

1.1 Concordância com os pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. Isso ocorre porque o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático:
 

  • Vossa Senhoria nomeará o substituto”;
  •  
  • “Vossa Excelência conhece o assunto”.


Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa:

  • “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “vossa ... vosso...”).
Pronome de tratamento  Autoridades do Poder Executivo  Autoridades do Poder Legislativo  Autoridades  do Poder Judiciário
Vossa Excelência Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal Deputados Federais
e Senadores
Ministros dos Tribunais
Superiores
Oficiais-Generais das
Forças Armadas
Ministros do Tribunal de Contas da União Membros de Tribunais
Embaixadores Deputados Estaduais
e Distritais
Juízes
Secretários-Executivos de
Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial
Conselheiros dos
Tribunais de Contas
Estaduais
Auditores da Justiça Militar
Prefeitos Municipais Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais  
Secretários de Estado
dos Governos Estaduais
 

 

Cargo ou função  Por extenso Abreviatura singular  Abreviatura plural Vocativo   Endereçamento
Reitores Vossa Magnificência ou
Vossa Excelência
V. Mag.ª ou
V. Maga.
V. Exa. ou
V. Ex.ª
V. Mag.ªs ou
V. Magas.
V. Exas. ou
V. Ex.ªs
Magnífico Reitor ou Excelentíssimo Sr. Reitor Ao Magnífico Reitor ou
Ao Excelentíssimo Sr. Reitor
Nome
Cargo
Endereço
Vice-Reitores Vossa Excelência V. Exa. ou
V. Ex.ª
V. Exas. ou
V. Ex.ªs
 Excelentíssimo Sr. Vice-Reitor Ao Excelentíssimo Sr. Vice-Reitor
Nome
Cargo
Endereço
Pró-Reitores
Diretor-Geral
Diretor Administrativo
Assessores
Coordenadores de curso
Presidente da FEEIN
Vossa Senhoria  V. S.ª ou
V. Sa.
 V. S.ªs ou
V. Sas.
Senhor + cargo Ao Senhor
A Senhora
Nome
Cargo
Endereço

 

1.1.2 Emprego dos pronomes de tratamento

      O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:


Excelentíssimo Senhor Presidente da República,


      As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
Senhor Diretor,
Senhor Senador:
Senhor Juiz:
Senhor Ministro:
Senhor Governador:
Senhor Diretor


      Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) às autoridades. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo, sendo desnecessária sua repetida evocação.


      Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:

      Senhor Fulano de Tal,                
      [...]

      No envelope, deve constar do endereçamento:

      Ao Senhor
      Fulano de Tal
      Taquara - RS

      Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
      Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações no meio acadêmico dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
      Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:


      Magnífico Reitor,
      [...]


      Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:
     
      Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:
     
      Santíssimo Padre,
      [...]

      Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

      Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
      Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
      [...]

      Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é a forma empregada para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.


1.2 Introdução nas comunicações


      A abertura de textos oficiais deve ser simples e direta.

      - Evitar chavões como:

  • Vimos, por meio desta, solicitar...
  • Venho, pela presente, solicitar...
  • Acusamos o recebimento de...

      - Solicitamos a V. Sª a inclusão de...

      - O pronome de tratamento V. Sª deve ser usado apenas quando o destinatário exigir tal formalidade, quando ele for de hierarquia superior dentro da instituição e fora dela. No caso da mesma hierarquia, este pronome deve ser suprimido.


1.3 Fechos para Comunicações

   O fecho das comunicações possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram simplificados e uniformizados no Manual de Redação da Presidência da República que sugerem dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

    Respeitosamente,
 

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

    Atenciosamente,

- Evitar chavões em textos como:
 

- Reiteramos protestos de elevada estima e consideração

- Sendo o que tínhamos para o momento, reiteramos protestos de elevada estima e consideração.


1.4 Identificação do signatário

As demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura sem linha acima do nome)
Prof. Delmar Henrique Backes
Diretor-Geral

Para se evitarem equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Quando houver dois signatários, o nome daquele que ocupa o cargo hierarquicamente mais alto ocupará o espaço da direita da folha.
 

 

PARTE II - OUTROS ASPECTOS SOBRE A REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS


 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS

Quando da organização de eventos, a fim de nomeá-los adequadamente, observam-se as designações e caracterizações descritas no quadro-síntese apresentado a seguir, baseado em Ledur (2007).


Clique aqui para acessar o Quadro 2: Tipos de eventos, características gerais e abrangência.

PARTE II - OUTROS ASPECTOS SOBRE A REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS


3 PÁGINA TIMBRADA
 

A página timbrada contém a identificação da Instituição. Deve ser utilizada em todos os documentos oficiais. Contém o nome da Instituição, o logo e outras informações importantes.

Além da identidade visual, o papel timbrado também é pré-requisito para impressão de documentos que representem a oficialmente a Instituição.

O arquivo está disponível na rede interna "De uso geral" (pasta Logo_e_Timbrado_Faccat - arquivo Modelo_Pagina_Timbrada_A4_em_branco). Abra o documento e salve-o em seu computador.

Clique aqui para acessar o documento "Página Timbrada".

REFERÊNCIAS


BRASIL. Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal, e dá outras providências. Diário Oficial da União, de 1 de abril de 2002, Seção 1, p. 1.

______. Manual de Redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. Brasília, 2002. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Acesso em: 3 mar. 2014.

GOLD, Miriam. Redação empresarial. 4. ed. São Paulo: Pearson, 2010.

LEDUR, Paulo Flávio. Manual de redação dos municípios. Porto Alegre: AGE, 2007.

MARTINS, Dileta S.; ZILBERKNOP, Lúbia S. Português instrumental. 18. ed. Porto Alegre: Sagra, 1996.

______; ______. ______. 28. ed. São Paulo: Atlas, 2009.